Så transformerade det danska företaget PanzerGlass sina arbetssätt – och sänkte personalomsättningen från 15% till 6%
Casper Aaen, COO PanzerGlass
Insikten att kortare arbetsveckor fungerar inte utan smartare arbetssätt.
2022 stod PanzerGlass, det danska företaget bakom världsledande skärmskydd, inför en utmaning många företag känner igen:
Personalomsättning på nästan 15%. Svårigheter att attrahera kvalificerade medarbetare. Konkurrens på arbetsmarknaden som inte längre gick att vinna bara med högre löner.
Och bakom siffrorna låg en insikt: Medarbetare prioriterade work-life balance högre än någonsin.
Så PanzerGlass tog ett modigt beslut.
De lanserade ett globalt fyradagarsveckoprojekt – samtidigt över 30 länder och cirka 200 medarbetare.
Men här är det intressanta: De visste att lediga fredagar inte räckte.
För att det skulle fungera behövde de transformera hur folk jobbade.
Samma lön, mindre tid, samma produktivitet
PanzerGlass jobbar efter modellen som kallas 100-80-100:
100% lön – Ingen lönesänkning
80% tid – Första och tredje fredagen varje månad lediga (20% tidsminskning de veckorna)
100% produktivitet – Samma leverans, eller högre
Detta gäller alla medarbetare, med undantag för några kundnära roller som istället får antingen fredagar eller måndagar lediga – fortfarande med tredjagarshelger.
Varför denna modell?
"Från organisationens perspektiv strävar vi efter att bli mer effektiva och behålla lönsamhet och fokus utan att kompromissa med vår kultur och våra värderingar: passion, positivitet och integritet," förklarar företaget.
Men hur får man folk att leverera samma resultat på 20% mindre tid?
Svaret: Genom att förändra nästa alla sina arbetssätt. Fast inte alla på en gång.
Kulturförändringen: Ett verktyg i taget
"Det är svårt att ändra vanor, det vet vi. Därför tar vi små steg i vår transformation och implementerar ett verktyg åt gången."
Det här är kärnan i PanzerGlass strategi.
De lanserade inte bara fyradagarsveckan och hoppades på det bästa. De byggde systematiskt om hur arbetet utfördes.
Verktyg 1: Nya mötesstrukturer
PanzerGlass förändrade helt hur möten fungerar:
Standardlängd:
25 minuter (korta möten)
50 minuter (långa möten)
Aldrig längre – säkerställer pauser mellan möten
Förberedelse:
Alla mötesinbjudningar innehåller agenda
En moderator utses för att hålla agendan
Bara de som verkligen behövs bjuds in
AI-stöd:
AI-system transkriberar mötesdiskussioner
Sammanfattar nyckelpunkter och action items automatiskt
Ingen behöver anteckna längre
Verktyg 2: Kollektiv fokustid
PanzerGlass införde något de kallar "collective focus time." Det betyder att alla på samma kontor jobbar tyst och fokuserat på specifika uppgifter samtidigt – utan att avbryta varandra eller bli avbrutna.
Verktyg 3: Smartare e-postkommunikation
En enkel regel: Kopiera bara de som direkt berörs av informationen. Mindre ‘mejlbrus’ = mer tid för riktigt arbete.
Verktyg 4: Träning och workshops
För att stödja förändringen investerade PanzerGlass i bland annat träningssessioner för medarbetare i nya arbetssätt, workshops med ledare för att guida change management-processen, samtidigt som de uppmuntrade till en kontinuerlig dialog om vad som fungerar och vad som behöver justeras. Likt många andra företag som implementerat kortare arbetsveckor så lyfter Casper vikten av att involvera medarbetarna tidigt från start som ett viktigt verktyg för att lyckas.
Implementeringen: 30 länder samtidigt
Att rulla ut fyradagarsveckan globalt över 30 länder samtidigt var ingen småsak.
Hur de kommunicerade förändringen:
Engagerande mejl från VD & Grundaren som bekräftade företagets commitment
Live-sessioner för att förklara projektet
Anonym chatt där medarbetare kunde ställa frågor och uttrycka oro
Styrgrupp för inkludering
För att säkerställa att lösningen fungerade för alla skapade PanzerGlass en styrgrupp med cirka 15 representanter för olika "personas" i företaget.
Denna grupp diskuterade bland annat hur fyradagarsveckan skulle påverka olika arbetsprofiler och vilka fördelar och utmaningar som skulle kunde uppstå. Man diskuterade också hur man skulle anpassa lösningen för att vara inkluderande.
Detta förberedande arbete var kritiskt för framgången.
Resultaten: Siffror som talar för sig själva
Efter implementeringen har PanzerGlass sett fantastiska resultat, och glöm inte att de har kört 4-dagars vecka sedan 2022, så detta är inga siffror som man följt över tid, inga ‘honey moon-siffror’.
Personalomsättning: -60%
Före: Nästan 15% oönskad personalomsättning
Efter: Cirka 6%
Sjukfrånvaro: 0,7%
PanzerGlass rapporterar en sjukfrånvaro på bara 0,7% – betydligt lägre än dansk marknadsstandard (cirka 4%).
Ännu mer imponerande: Noll medarbetare har tagit sjukskrivning på grund av arbetsrelaterad stress sedan projektets start.
Rekrytering och attraktivitet
Ökad konkurrenskraft på arbetsmarknaden
Förbättrad förmåga att attrahera värdefulla kandidater
Signifikant minskad time-to-hire
Medarbetarengagemang: 96%
Enligt den årliga engagemangsundersökningen i januari 2024 anser 96% av medarbetarna att PanzerGlass är ett fantastiskt ställe att jobba på.
Produktivitet: Bibehållen eller högre
Trots kortare arbetsveckor har verksamheten lyckats bibehålla sina produktivitetsnivåer – faktiskt till och med förbättrat dem på vissa områden. Ibland är det svårt att veta hur man ska mäta produktivitet. I PanzerGlass fall fokuserar de på output snarare än input. Det betyder att produktiviteten säkerställs genom att leveranser håller samma kvalitet och tidplan samt att projektmål uppnås inom samma tidsramar som tidigare.
Utmaningarna de mötte
Implementeringen var inte utan utmaningar, såklart.
"One size fits all"-problematiken - Olika roller och avdelningar behöver olika verktyg och träning för att utföra sina specifika uppgifter effektivt. Lösningen var att tillåta lokal anpassning inom de gemensamma ramarna.
Kulturell heterogenitet över 30 länder - I vissa länder ifrågasatte medarbetare avsikten bakom initiativet med frågor som "är det här ett sätt att adressera ineffektivitet?" eller "är det en kostnadssparande åtgärd?"
Lösningen var tydlig, transparent kommunikation om varför och kontinuerlig dialog.
Motstånd mot förändring - Vissa personer hade svårt att överge gamla vanor för nya, mer effektiva arbetssätt.
Lösningen var att aktivt främja en målorienterad kultur, jobba nära medarbetare och lyssna öppet på feedback. Ytterligare en viktig framgångsnyckel var enligt Casper att gå in i detta med ett mindset att ‘det kommer att behöva justeras längs vägen’.
Flexibiliteten fortsätter: Remote work
Även efter införandet av fyradagarsveckan kan medarbetare fortfarande arbeta på distans – något som infördes under pandemin. Dock mindre frekvent än innan, eftersom företaget värdesätter sociala interaktioner på kontoret högt.
Medarbetare har också flexibiliteten att arbeta från vilken plats som helst, inte bara hemifrån, så länge de förblir fokuserade på sina ansvarsområden och aktivt deltar i möten.
Sammanfattningsvis
1. Fyradagarsvecka är medlet, inte målet
"Fyradagarsveckan är inte slutmålet – det är ett medel för en hälsosam work-life balance, bland annat."
Fokusera på varför ni gör det, inte bara vad ni gör.
2. Implementera ett verktyg i taget
Försök inte förändra allt på en gång. Ta små steg. Implementera, utvärdera, justera, gå vidare.
3. Involvera medarbetarna från start
PanzerGlass styrgrupp med 15 representanter för olika personas var kritisk för att bygga en inkluderande lösning.
4. Investera i träning
Nya arbetssätt kräver nya färdigheter utbildningar och workshops för att implementera nya smartare arbetssätt.
5. Var beredd på motstånd – och lyssna
Motstånd mot förändring är naturligt. Bemöt det med transparent kommunikation, öppen dialog och med ett flexibelt mindset.
6. Mät resultaten
PanzerGlass följer upp:
Personalomsättning
Sjukfrånvaro
Rekryteringsmått
Medarbetarengagemang
Produktivitet
Utan mätning vet du inte om det fungerar.
Internationellt intresse
PanzerGlass har blivit en fallstudie för Smart Working Observatory vid Politecnico di Milano och har presenterats som ett "best practice"-exempel på hur fyradagarsveckan kan implementeras globalt.
Vi vill även tipsa er läsare om en kort film som ligger på PanzerGlass webbplats, som fint beskriver vad den kortare arbetsveckan betyder för dem som medarbetare:
Om Panzarglass
Grundat: 2013
Huvudkontor: Danmark (del av Juhl Bach Holding)
Verksamhet: Världsledande leverantör av skärmskydd
Antal medarbetare: Cirka 200
Marknader: 30+ länder över 5 kontinenter
Fyradagarsvecka sedan: 2022
Modell: 100-80-100 (100% lön, 80% tid, 100% produktivitet)
Svenska företag kan testa kortare arbetsveckor med The Rework programmet.
The Rework-programmet hjälper verksamheter som vill testa kortare arbetsvecka. Programmet är skapat med lärdomar från hundratals verksamheter som testat och implementerat kortare arbetsveckor. Genom en faciliterad process får ni tillgång till beprövade metoder och strukturerat stöd anpassat efter era behov.
Vill ni dessutom bidra till svensk forskningsdata om framtidens arbetsliv finns möjlighet att ingå i den pågående studien 4 Day Week Sverige. Genom att delta blir ni en del av samma forskning som Göteborgs stad och kan hämta insikter och erfarenheter från andra verksamheter i Sverige och övriga Norden.
Läs mer om The Rework programmet HÄR och kontakta oss gärna om du vill se hur er verksamhet kan jobba smartare för att frigöra tid & energi till utveckling!
Anna-Carin Alderin
anna-carin.alderin@therework.se
+46 708 351014