Smekmånadseffekten som uteblev: så mår Evolve Redovisning en tid senare
Foto: Erica Wärmé Ekblom & Anna-Carin Alderin - Kistamässan
Många möter förändrade arbetssätt med samma invändning: resultaten håller bara ett tag. Siffrorna ser fina ut i början, sedan sjunker de tillbaka när nyhetens behag lagt sig. Hos Evolve Redovisning i Bålsta har utvecklingen gått åt andra hållet.
I februari skrev jag om hur Evolve Redovisning, en av elva verksamheter i den nordiska pilotstudien om fyradagarsvecka, ökade sin produktivitet med 36 procent efter att ha kortat arbetstiden med fem timmar i veckan. Nu, en tid senare, går det att fråga: höll det i sig? Enligt en uppföljande granskning i Dagens Nyheter är svaret ja, och mer än så.
Från skepsis till permanent arbetssätt
Pilotstudien startade i januari, mitt i redovisningsbranschens mest intensiva period med årsbokslut och deklarationer. Tajmningen kunde knappast ha varit sämre, och skepsisen bland medarbetarna var stor.
"När jag först hörde om idén tänkte jag direkt: aldrig. Det vore fantastiskt, men det är en omöjlighet. Att skära ner arbetstiden mitt under vår tuffaste period kändes helt orimligt", minns en av redovisningskonsulterna på byrån.”
För att lyckas gjorde Evolve en total genomlysning av verksamheten. Tillsammans med en extern coach i självledarskap och affärsutveckling identifierade medarbetarna sina tidstjuvar, effektiviserade möten och byggde om sina arbetssätt i grunden.
Resultatet höll i sig, och verksamheten fortsatte växa
När pilotperioden var slut fortsatte Evolve med den kortare arbetstiden permanent. Medarbetarna kan själva välja hur de vill lägga upp de fem timmarna, som kortare dagar eller enstaka lediga dagar.
Sedan försöket inleddes har byrån vuxit från sex till nio medarbetare, och lyckats rekrytera senior kompetens på en konkurrensutsatt marknad. Under det kommande året planerar Evolve att växa med ytterligare 30 procent.
"Vi ser att den kortare arbetstiden, flexibiliteten och de personliga coachningssamtalen är oerhört attraktiva förmåner. För oss finns det ingen återvändo till det gamla sättet att arbeta", säger Erica Wärmé Ekblom, grundare och vd för Evolve Redovisning. "Men man måste komma ihåg att det är som att gå till gymmet. Vi måste fortsätta träna på vår struktur varje dag för att inte falla tillbaka i gamla mönster."
Vad medarbetarna själva säger
Det är i de enskilda berättelserna att förändringen blir tydligast. En medarbetare på Evolve Redovisning har tidigare kämpat med stressrelaterad ohälsa:
"Det här arbetssättet, och framför allt stödet från vår coach, har lärt mig att sortera, prioritera och sätta gränser. Det har gett mig ett lugn på jobbet som jag aldrig upplevt förut. Kunderna styr inte längre vår planering på samma sätt, och vi har lärt oss att samla frågor till seniora kollegor under avsatt tid i stället för att ständigt avbryta varandra."
Effekten stannar inte på kontoret:
"Jag har blivit mycket mer välplanerad även på fritiden. De lediga fredagarna gör att jag hinner med hushållssysslor och ärenden i lugn och ro. När helgen kommer är vi färdiga, och jag kan vara helt närvarande på barnens aktiviteter utan att känna att jag ligger efter. Det är ett otroligt andrum."
Fem principer bär arbetssättet:
Helig fokustid, där förmiddagarna vigs åt ostört arbete utan interna avbrott eller mejlbevakning.
Samlade mötestider, där alla möten, både interna och med kund, ligger på eftermiddagarna.
Proaktiv planering, där morgondagens arbete läggs upp i ett planeringsverktyg redan kvällen innan.
Aktivt självledarskap, med regelbundna samtal med en extern coach.
Och strukturerad sprinttid, där frågor till seniora kollegor samlas ihop i stället för att avbryta löpande.
Lärdomen
Det som gör Evolve Redovisnings resultat trovärdiga är just att de inte är ett ögonblicksresultat. En redovisningsbyrå mitt i sin tuffaste säsong bytte inte bara ut antalet timmar, de byggde om hur arbetet faktiskt utförs, från fokus och möten till hur frågor och avbrott hanteras. Det är den delen som håller i sig när nyhetens lyster har lagt sig, och som nu även bär en fortsatt tillväxt.
Vill ni ta del av smartare arbetssätt och nya tankesätt?
Vi på The Rework erbjuder Masterclass 4+1, en praktisk halvdag där vi utgår från de framgångsnycklar och det mindset som hjälpt verksamheter att frigöra tid motsvarande en dag i veckan.
Baserat på lärdomarna från verksamheter som lyckats förflytta fokus till det som faktiskt är viktigt skapar vi möjligheter för er att, både kollektivt och individuellt, planera tiden på ett smartare och mer effektfullt sätt.
4+1 handlar inte om att arbeta mindre. Det handlar om att frigöra tid för det som annars aldrig får plats, och om att stanna upp och reflektera över invanda arbetssätt och tankemönster. En kickstart till nya metoder för er som upplever att utvecklingen aldrig riktigt får det utrymme den behöver.
PS. Forskningsstudien är fortfarande öppen för er som är nyfikna:, klicka på knappen ‘Läs mer’ här nedan. Som deltagare i studien får ni tillgång till The Rework programmet, som är ett strukturerat förberedelseprogram, likt det Evolve Redovisning genomgick innan sin omställning till kortare arbetsvecka.
Källor: Källor
Dagens Nyheter, "De tog ledigt på fredagar – och ökade omsättningen" https://www.dn.se/ekonomi/de-tog-ledigt-pa-fredagar-och-okade-omsattningen/
Kollega.se "Så kortade redovisningsbyrån arbetstiden": https://kollega.se/arbetstid/sa-kortade-redovisningsbyran-arbetstiden
The Rework artikel, tidigare skriven av Anna-Carin Alderin: https://www.therework.se/artiklar/redovisningsbyra